Les obligations légales en 6 étapes

Vous souhaitez géolocaliser les véhicules de votre entreprise, mais comment respecter les règles en vigueur ? C’est simple, il vous suffit de suivre ces 6 étapes.

1) Il vous faut définir les objectifs de la géolocalisation, par exemple :
- La sécurité des biens transportés et de votre personnel.
- L’amélioration de vos interventions d’urgence.
- Le respect d’une obligation réglementaire en raison du type ou de la nature des biens transportés.
- Une meilleure organisation du travail et la réduction du stress.
- L’amélioration de votre service client.
- L’allégement de vos tâches administratives.

Attention il est interdit d’utiliser la géolocalisation dans certains cas :
- Vérifier si les salariés respectent les limitations de vitesse.
- Contrôler le temps de travail des VRP.
- Contrôler les déplacements des salariés en dehors de leur temps de travail.

2) Il vous faut consulter les représentants du personnel.
Il faut consulter le CSE pour recueillir son avis mais un avis négatif n’empêche pas la mise en place de la géolocalisation.

3) Il faut informer tous les salariés avant la mise en place de la géolocalisation, par le moyen de votre choix : courrier, email, note d’information...

4) Il faut mettre en place un mode “vie privé” :
Les salariés dont les véhicules sont équipés de géolocalisation et qui les utilisent à titre personnel, doivent pouvoir désactiver la remontée des données en activant le bouton “ vie “privée”.
Le mode “vie privée” peut se faire en installant un bouton dans le véhicule ou par une application sur smartphone.

5) Vous devez inscrire la géolocalisation dans votre registre RGPD en mentionnant :
- les objectifs,
- les données collectées,
- les destinataires,
- le traitement des données,
- la durée de conservation des données.

6) Vous devez assurer la sécurité et la confidentialité des données, en nommant par exemple un responsable du traitement des données.
La durée de conservation des données est de 2 mois.

L’utilisation des données est encadrée par le RGPD, la CNIL, le code du travail et plusieurs cas de jurisprudence.

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