Dématérialisation, suivi d'activité et planification

Oui, c’est l’objectif de la dématérialisation. Le formulaire numérique est créé en prenant pour modèle le document papier original. Il est amélioré et plus élaboré puisqu’il offre plus de solutions et services : intégration de photos, signatures et contrôles de saisie aux documents. Enfin, la mise en page PDF permet si besoin d’avoir la même apparence que le document papier de base.

Le processus de dématérialisation s’effectue en 3 temps :
- la collecte d’informations numériques. Un formulaire est créé sur la base d’une galerie de modèles. Il est ensuite personnalisé pour récupérer les données requises. Ce formulaire est bien plus riche qu’un document papier. En effet, il va contenir des règles de gestion et d’affichage (par exemple : une zone de saisie obligatoire, une zone affichée seulement dans certains cas selon un choix effectué, des champs calculés en fonction d’autres valeurs saisies). Ces données sont archivées dans un cloud sécurisé.
- la mise en forme du document final. Une fois le formulaire exécuté et les données collectées, le document va être mis en forme selon un modèle pour générer un document au format PDF.
- la diffusion des données. Les données du formulaire peuvent être envoyées automatiquement par email avec un fichier en pièce jointe au format CSV ou PDF. Ces données sont également accessibles via une API.

HERMES Forms peut communiquer directement avec des systèmes d’informations tiers afin d’échanger des données et des documents. Cela permet de connecter différentes applications et d’éviter des re-saisies. Cette communication inter-applications s’effectue grâce à des webservices ou un serveur FTP.
- Les webservices sont des fonctions que les développeurs informatiques appellent pour récupérer des données.
- Le serveur FTP est comme un dossier accessible par internet. Il est en particulier possible d’automatiser des copies de fichiers pour les récupérer en local.

Un salarié utilise en moyenne 70 kg de papier par an.
Une tonne de papier équivaut à la déforestation de 17 arbres, la consommation de 26 500 litres d’eau, 3 barils de pétrole, 4 100 kilowatts et 3 mètres cubes de déchets produits.
Les entreprises françaises, à elles seules, usent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers chaque année. source : ADEME

La signature électronique manuscrite est une signature faite à la main sur un appareil électronique qui capte la signature ainsi que ses caractéristiques comme le temps d'exécution et la pression propres à chaque segment de la signature.
Elle permet d’authentifier l’auteur, tout comme une signature papier.

L’objectif majeur de la signature électronique est de : garantir l’intégrité d’un document authentifier son auteur, identifier le signataire

La signature électronique permet de signer en quelques secondes et sans contact physique des documents essentiels au bon fonctionnement des entreprises, tels que :
- un contrat de travail
- une facture
- un bon de commande
-un devis,...


En plus de son avantage écologique, la dématérialisation de la signature permet de :
- faciliter l’envoie et l’échange de documents,
- accélérer la procédure de signature,
- suivre en temps réel l’avancement d’un dossier,
- sécuriser les données dématérialisées,
- faire des économies de papier,
- réduire les démarches administratives courantes.