Un véhicule géolocalisé = un arbre planté et géré durablement en France
La communication et l'échange de documents entre le terrain et le bureau sont une difficulté rencontrée par de nombreuses entreprises. Les outils de planification et de dématérialisation de HERMES Link répondent à ce besoin et apportent aux entreprises un gain de temps dans leur gestion quotidienne. HERMES Link permet de réduire les erreurs ainsi que la perte de documents d'intervention, relève les heures d'activité et vous aide à justifier vos interventions auprès de vos clients.
HERMES Link permet à vos collaborateurs sur le terrain, la saisie assistée de formulaires dématérialisés prédéfinis (compte-rendu d’intervention, bon de livraison, etc).
Ils peuvent y joindre des photos / signatures et transmettre les formulaires complétés directement au bureau.
HERMES Link dispose d’une fonction de pointage du temps de travail.
Le collaborateur sur le terrain (ou le chef d’équipe) déclare les différentes étapes de sa journée (début de service, pause, fin de service) et les envoie directement au bureau.
HERMES Link dispose d’un outil de planification.
Vous pouvez envoyer, en temps réel, des ordres de missions à vos équipes sur le terrain.
HERMES Link permet également de suivre l’avancement des interventions : arrivée sur site, intervention en cours, etc.
Oui, c’est l’objectif de la dématérialisation. Le formulaire numérique est créé en prenant pour modèle le document papier original. Il est amélioré et plus élaboré puisqu’il offre plus de solutions et services : intégration de photos, signatures et contrôles de saisie aux documents. Enfin, la mise en page PDF permet si besoin d’avoir la même apparence que le document papier de base.
Le processus de dématérialisation s’effectue en 3 temps :
- la collecte d’informations numériques. Un formulaire est créé sur la base d’une galerie de modèles. Il est ensuite personnalisé pour récupérer les données requises. Ce formulaire est bien plus riche qu’un document papier. En effet, il va contenir des règles de gestion et d’affichage (par exemple : une zone de saisie obligatoire, une zone affichée seulement dans certains cas selon un choix effectué, des champs calculés en fonction d’autres valeurs saisies). Ces données sont archivées dans un cloud sécurisé.
- la mise en forme du document final. Une fois le formulaire exécuté et les données collectées, le document va être mis en forme selon un modèle pour générer un document au format PDF.
- la diffusion des données. Les données du formulaire peuvent être envoyées automatiquement par email avec un fichier en pièce jointe au format CSV ou PDF. Ces données sont également accessibles via une API.
HERMES Link peut communiquer directement avec des systèmes d’informations tiers afin d’échanger des données et des documents. Cela permet de connecter différentes applications et d’éviter des re-saisies. Cette communication inter-applications s’effectue grâce à des webservices ou un serveur FTP.
- Les webservices sont des fonctions que les développeurs informatiques appellent pour récupérer des données.
- Le serveur FTP est comme un dossier accessible par internet. Il est en particulier possible d’automatiser des copies de fichiers pour les récupérer en local.
Un salarié utilise en moyenne 70 kg de papier par an.
Une tonne de papier équivaut à la déforestation de 17 arbres, la consommation de 26 500 litres d’eau, 3 barils de pétrole, 4 100 kilowatts et 3 mètres cubes de déchets produits.
Les entreprises françaises, à elles seules, usent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers chaque année.
source : ADEME
La signature électronique manuscrite est une signature faite à la main sur un appareil électronique qui capte la signature ainsi que ses caractéristiques comme le temps d'exécution et la pression propres à chaque segment de la signature.
Elle permet d’authentifier l’auteur, tout comme une signature papier.
L’objectif majeur de la signature électronique est de :
garantir l’intégrité d’un document
authentifier son auteur, identifier le signataire
La signature électronique permet de signer en quelques secondes et sans contact physique des documents essentiels au bon fonctionnement des entreprises, tels que :
- un contrat de travail
- une facture
- un bon de commande
-un devis,...
En plus de son avantage écologique, la dématérialisation de la signature permet de :
- faciliter l’envoie et l’échange de documents,
- accélérer la procédure de signature,
- suivre en temps réel l’avancement d’un dossier,
- sécuriser les données dématérialisées,
- faire des économies de papier,
- réduire les démarches administratives courantes.
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