Vert, économique et rapide, la dématérialisation au service de votre gestion d’entreprise.

Si le numérique et les outils digitaux en France sont aujourd’hui très utilisés par les entreprises, le cas du papier reste encore en suspens. Notre culture française nous conforte dans l’utilisation matérielle des documents et pour preuve, nous générons à nous seul 3% de la consommation mondiale de papier. Sommes-nous donc déterminés à rester le pays de l’administration papier ?

Un coût financier important et une perte de temps incontestable.

La transformation de processus administratifs (facturation, planning, rapport de missions, bon de livraison …) est parfois longue et contestée. Il est souvent bien difficile de faire changer les habitudes de ses employés, mais qu’en est-il des avantages qui en découlent ?

Autant dans l’organisation interne que dans la diminution des coûts directement reliés à l’utilisation de papiers (traitement, éditique, coût du papier, impression, distribution, affranchissement des envois postaux), la dématérialisation est un réel avantage logistique et économique pour les entreprises. « Selon une étude de GS1 France, 78 % des entreprises en France ayant adopté la facture électronique placent le gain de temps comme premier des avantages, devant le gain d’argent (54 %)».

Imprimeur avant de devenir écrivain et diplomate, Benjamin Franklin avait matérialisé ce constat par un adage très connu : « Time is Money ». Et si ce gain de temps est à ce point mis en avant par les entreprises qui ont déjà dématérialisé une partie ou l’ensemble de leur processus, c’est que les avantages ne manquent pas :
- Optimisation des délais de facturation.
- Plus de perte ou de détérioration des documents papiers.
- Suppression de la double saisie (par l’opérateur et par l’administratif).
- Diminution du temps de tri, d’archivage et de consultation des documents.
- Dématérialisation des comptes rendus.
- Réception automatique des missions (gestion de planning).
- Augmentation du nombre de missions traitées.

Le choix et la forme des documents à dématérialiser est aujourd’hui adaptable et tous les formats (vidéo, photo, signature, devis, facture ..) sont possibles.

La liaison entre les équipes en est facilitée.

Grâce aux smartphones, PDA ou autres assistants personnels, la gestion des flux de documents en est d’autant plus facile que l’opérationnel est directement relié à l’administratif. Le lien se fait aujourd’hui bien plus facilement grâce aux outils numériques. L’identification des documents est suivie en temps réel en fonction des missions planifiées sur la journée. L’automatisation permettra dans ces cas-là d’augmenter jusqu’à 30% la productivité des employés.

L’impact non négligeable sur votre politique RSE.

Si la plupart des entreprises ont déjà mis en place des corbeilles de tri, elles ne sont pas encore toutes passées par la case dématérialisation. Bien que l’environnement suscite de plus en plus d’intérêts et de doutes, l’écologie et l’économie font cause commune dans notre cas. 75% des déchets de bureaux sont liés à l’utilisation du papier. La digitalisation d’au moins une partie des processus internes, permettrait de limiter son empreinte carbone. Cela permettrait également de réduire son impact environnemental en diminuant, l’extraction de matières premières nécessaires à la production du papier, sa distribution et le traitement des déchets qu’il génère.

Associer la dématérialisation à la géolocalisation, un pas de plus vers la productivité.

De la satisfaction de vos clients à la sécurité de vos équipes, l’association de ces deux outils permettra de créer des automatisations simples et efficaces. Vous le constatez, les avantages de la dématérialisation électronique résident surtout dans l’intégration complète du processus entre les partenaires commerciaux. De la commande à la facturation en passant par les missions des équipes terrains, vous améliorez :
- Le suivi de la prestation en temps réel.
- Le support client.
- La sécurité des données.
- La gestion du planning de vos équipes.
- Les compte rendus des missions.

Vous pourrez ensuite éditer automatiquement des rapports qui regroupent les données qui vous intéressent (optimisation de tournées, rapport d’activité, zone d’activité, relevé d’heures, bon de livraison, archivage).

Vous êtes convaincu qu’un tel projet est possible dans votre entreprise mais vous n’avez pas le temps de le mettre en place ? Vous ne savez pas par quoi commencer et vous avez besoin de conseils ?

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